Please see below for Notice of Privacy Practices in English and Spanish
Effective February 13, 2026
This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. In addition, this notice provides information about your rights related to your medical information and how to file a complaint concerning a violation of the privacy or security of your medical information or of your rights concerning your medical information. You have a right to a copy of this notice and to discuss this notice with us. Please review it carefully.
Scope of Notice
This Notice of Privacy Practices (“Notice”) applies to all protected health information (“PHI”) about you held or transmitted by The Conrad Pearson Clinic.
PHI is any individually identifiable health information about your past, present or future physical or mental health or condition, the provision of healthcare to you, or your payment for healthcare.
PHI may include information about your condition or treatment, diagnostic tests and images, and related health information.
Our Responsibilities
Our Practice is dedicated to maintaining the privacy of your PHI. Our Practice is required by the Health Insurance Portability and Accountability Act (“HIPAA”) to maintain the privacy of your PHI and to provide you with notice of our legal duties and privacy practices with respect to your PHI. We are also required by law to notify affected individuals following a breach of unsecured
PHI.
Our Practice must abide by the terms of this Notice while it is in effect. This Notice will remain in effect until our Practice replaces it. We reserve the right to change the terms of this Notice at any time, provided the changes comply with applicable law. If our Practice changes the terms of
this Notice, the new terms will apply to all PHI we maintain, including PHI that was created or received before such changes were made. If our Practice changes this Notice, we will post the new Notice on our website and will provide copies upon request.
Uses and Disclosure of PHI that Do Not Require an Authorization
The following categories describe the different ways that our Practice may use and disclose your PHI without your authorization. Not every use and disclosure within a category will be listed. Your PHI may be stored in paper, electronic or other forms and may be disclosed electronically or by other methods.
Treatment. Our Practice may use and disclose your PHI for treatment purposes. For example, we may disclose PHI to another healthcare provider to whom we refer you. We may also disclose PHI about you to people, places and entities beyond our care partners who may be involved in your medical care. For example, we may give another physician treating you access to your
medical information to assist the physician in treating you.
Payment. Our Practice may use and disclose your PHI to obtain reimbursement for the treatment and services you receive from us or another entity involved with your care. Payment activities include billing, collections and claims management. These activities also include determinations of eligibility and coverage to obtain payment from you, an insurance company, or another third party. For example, our Practice may send claims to your health insurance provider containing certain PHI.
Healthcare Operations. Our Practice may use and disclose your PHI for healthcare operations purposes. Healthcare operations include quality assessment and improvement activities, arranging for legal services, conducting training programs, reviewing the competence and qualifications of healthcare professionals, licensing activities, and sending you information about our health-related products and services, possible treatment options or alternatives that may interest you, or appointment reminders. We may make incidental disclosures of limited PHI, such as by mailing statements to you with your name on the envelope.
Business Associates. Our Practice may disclose your PHI to third parties who provide services to our Practice or on our Practice’s behalf, known as Business Associates. Our Practice requires our Business Associates to enter an agreement to safeguard your PHI and otherwise protect your privacy as required by law.
Electronic Data Exchanges. Consistent with applicable law and with your consent, we may send you text messages, emails or other electronic communications for treatment, payment, healthcare operations and other permitted purposes. Our Practice may participate in one or more Health Information Exchanges (HIEs) and may electronically share your PHI for treatment, payment, healthcare operations and other permitted purposes with other participants in the HIE. HIEs allow your healthcare providers to efficiently access and use your PHI as necessary for treatment and other lawful purposes.
Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care/Personal Representatives. Our Practice may disclose your PHI to your family or friends, or any other individual identified by you when they are involved in your care or in the payment for your care. Additionally, if a person has the authority by law to make healthcare decisions for you, we may disclose information about you to such patient representative and treat that patient representative the same way we would treat you with respect to your PHI. We may also disclose your PHI to a public or private entity authorized by law to assist in disaster relief efforts to notify, or assist in notifying, a family member or personal representative about your location, general condition, or death.
Required by Law. Our Practice may use or disclose your PHI when we are required to do so by law. For example, we may disclose PHI about you to the U.S. Department of Health and Human Services if it requests such information to determine that we are complying with federal privacy law.
Public Health Activities. Our Practice may disclose your PHI to public health authorities or other governmental authorities for public health purposes including preventing and controlling disease,
reporting child abuse or neglect and reporting to the Food and Drug Administration regarding the quality, safety and effectiveness of a regulated product or activity. Our Practice may, in certain circumstances, disclose PHI to persons who have been exposed to a communicable disease or may otherwise be at risk of contracting or spreading a disease or condition as necessary in the conduct of a public health intervention or investigation.
Health Oversight Activities. Our Practice may disclose your PHI to a health oversight agency for authorized activities such as audits, investigations, inspections, licensing and disciplinary actions.
Abuse, Neglect or Domestic Violence. If our Practice reasonably believes you are a victim of abuse, neglect, or domestic violence, we may disclose your PHI to a government authority, including a social service protective agency, authorized by law to receive reports of abuse, neglect or domestic violence.
Judicial and Administrative Proceedings. Our Practice may disclose your PHI in response to an order from a court or administrative agency. We may also disclose your PHI in response to a subpoena, discovery request or other lawful process instituted by someone involved in the dispute, but only if efforts have been made to tell you about the request or to obtain an order protecting the information requested.
Law Enforcement. Our Practice may disclose your PHI for law enforcement purposes as permitted by HIPAA.
Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors. Our Practice may disclose your PHI to coroners, medical examiners and/or funeral directors for purposes such as identification, determining the cause of death, and fulfilling duties relating to deceased individuals.
Research. Our Practice may use or disclose your PHI for research when permitted by law, including when an institutional review board or privacy board has reviewed the research proposal and established a process to ensure the privacy of the requested information and approved the research.
Serious Threat to Health or Safety. Our Practice may use or disclose PHI when permitted by the applicable law to prevent or lessen a serious and imminent threat to the health or safety of a person or the public.
Worker’s Compensation. Our Practice may disclose your PHI to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to worker’s compensation or other similar programs established by law.
Specialized Government Functions. Our Practice may use and disclose PHI for specialized government functions, including military and veterans’ activities, national security and intelligence activities, and to correctional institutions.
Organ Donation. Our Practice may use and disclose your PHI to entities involved in procuring, banking, and transplanting organs, eyes, and tissues to assist with donation or transplantation.
Limited Data and De-identified Data. Our Practice may remove most information that identifies you from a set of data and use and disclose this data set for research, public health, and healthcare operations, provided the recipients of the data set agree to keep it confidential. We may also de-identify your PHI and use and disclose the de-identified information for purposes permitted by law.
Use and Disclosure of PHI Pursuant to an Authorization
In any other situation not described in this Notice, our Practice will ask for your written authorization before using or disclosing information about you, in accordance with applicable law. Most uses and disclosures of PHI for marketing purposes and disclosures that constitute a sale of PHI will be made only with your written authorization. We will not use or disclose psychotherapy notes (private notes of a mental health professional kept separately from a medical record) without your written authorization. You may revoke an authorization in writing at any time. Upon receipt of the written revocation, we will stop using or disclosing your PHI for the purpose previously authorized, except to the extent that we have already taken action in reliance on the authorization.
Substance Use Disorder (SUD) Records, under 42 CFR Part 2
The Practice is not a part 2 provider, however we may receive and maintain Part 2 records. A “Part 2 provider,” means a provider of substance use disorder treatment subject to the federal privacy regulations outlined in 42 CFR Part 2. If we receive records from a federally assisted substance use disorder program that are protected under 42 CFR Part 2, those records
have special confidentiality protection. We will not use or disclose those records without your written consent, except as allowed by law. Once you authorize us to share these records, they may no longer be protected by Part 2, but they will still be protected by HIPAA. If you have questions about these protections, please contact our Privacy Officer as noted below.
Your Rights Regarding Your PHI
You have the following rights regarding the PHI maintained by our Practice. If you have given another individual a medical power of attorney, if another individual is appointed as your legal guardian or if another individual is authorized by law to make healthcare decisions for you (such as your custodial parent) (known as a “personal representative”), that individual may exercise any of the rights listed below for you.
Confidential Communications. You have the right to receive confidential communications of your PHI. You may request that our Practice communicates with you through alternate means or at an alternate location, and our Practice will accommodate your reasonable requests. You must submit your request in writing to our Practice. If we are unable to contact you using the ways or locations you have requested, we may contact you using the information we have.
Restrictions. You have the right to request restrictions on certain uses and disclosures of PHI for treatment, payment or healthcare operations. You also have the right to request that our Practice restrict its disclosures of PHI to only certain individuals involved in your care or the payment of
your care. You must submit your request in writing to our Practice. Our Practice is not required to comply with your request, except we are required to agree if your request is to restrict disclosures to a health plan for purposes of carrying out payment or healthcare operations, and the information pertains solely to a healthcare item or service for which you, or a person on your behalf (other than the health plan), has paid us out-of-pocket in full. If our Practice agrees to comply with your request, we will be bound by such agreement, except when otherwise required by law or in the event of an emergency.
Access. You have the right to inspect and obtain copies of your PHI that we maintain and to direct us to send your PHI stored in an electronic record to another person designated by you, with limited exceptions. This right applies to PHI used to make decisions about you or payment for your care, subject to limited exceptions provided by law. You must submit your request in writing to our Practice using the information provided at the end of this Notice. In most cases, we will provide access to you or the person you designate to get access within 30 days of your request or, if applicable, any shorter time period required by law. Our Practice may deny your request to inspect and/or obtain a copy of your PHI in certain limited circumstances, such as if we reasonably conclude that it would be detrimental to you. If we deny your request, we will inform you of the reason for the denial, and, in most cases, you may request a review of the denial. If you request PHI that we maintain on paper, we may provide photocopies. If you request PHI that we maintain electronically, you have the right to an electronic copy. We will use the form and format you request if readily producible. We may impose a reasonable cost-based fee for the costs of copying, mailing, labor, and supplies associated with your request.
Amendment. You have a right to request that our Practice amend your PHI if you believe it is incorrect or incomplete, and you may request an amendment for as long as the information is maintained by our Practice. You must submit your request in writing to our Practice using the
information provided at the end of this Notice and provide a reason to support the requested amendment. Our Practice may, under certain circumstances, deny your request by sending you a written notice of denial. If our Practice denies your request, you will be permitted to submit a statement of disagreement for inclusion in your records.
Accounting of Disclosures. You have a right to receive an accounting of certain disclosures our Practice has made of your PHI in the past 6 years. This right does not include disclosures made pursuant to an authorization by you or for disclosures for purposes of treatment, payment or our
health care operations. You must submit your request in writing to our Practice using the information provided at the end of this Notice, and you must specify the time period involved (however, an accounting is only required for the prior 6 years). Your first accounting within a period of 12 months will be free of charge. However, our Practice may charge you a reasonable cost-based fee for the costs involved in fulfilling any additional request made within the same 12-month period. Our Practice will inform you of such costs in advance so that you may withdraw or modify your request to save costs.
Paper Copy of this Notice. You have the right to obtain a paper copy of this Notice from our Practice at any time upon request, even if you have agreed to receive this Notice electronically. To obtain a paper copy of this notice, please email complianceGIA@gialliance.com or ask for a copy at one of our offices.
Complaints
You may complain to our Practice and/or to the Secretary of the Department of Health and Human Services (“the Secretary”) if you believe that your privacy rights have been violated. You may submit complaints to our Practice by contacting our Practice’s Privacy Officer at complianceGIA@gialliance.com or by calling our Privacy Officer at 1-877-373-1630. Our Practice will not retaliate against you if you file a complaint with our Privacy Officer or the Secretary. You may file a complaint with the Secretary by contacting:
U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights
200 Independence Avenue, S.W. Washington, D.C. 20201
Phone: 1-877-696-6775; or http://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/
Contact Information
For more information about your privacy rights, please contact our Privacy Officer at complianceGIA@gialliance.com or 1-877-373-1630.
Vigente a partir del 13 de febrero de 2026
Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información médica y cómo puede obtener acceso a esta información. Además, este aviso proporciona información sobre sus derechos vinculados a su información médica y cómo presentar un reclamo relacionado con una violación de la privacidad o la seguridad de su información médica, o de sus derechos vinculados a su información médica. Tiene derecho a recibir una copia de este aviso y analizarla con nosotros. Revíselo detenidamente.
Alcance del Aviso
Este Aviso de prácticas de privacidad (“Aviso”) se aplica a toda la información médica protegida (“PHI”) sobre usted que se posea o se transmita The Conrad Pearson Clinic.
La PHI es cualquier información de salud identificable individualmente sobre su salud o condición física o mental pasada, presente o futura, la prestación de atención médica a usted o su pago por esta.
La PHI puede incluir información sobre su enfermedad o tratamiento, pruebas diagnósticas e imágenes, así como información de salud relacionada.
Nuestras responsabilidades
Nuestro Consultorio se compromete a mantener la privacidad de su PHI. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (“HIPAA”, por sus siglas en inglés) exige a nuestro Consultorio mantener la privacidad de su PHI y notificarle nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI. También estamos obligados por ley a notificar a las personas afectadas después de una violación de la PHI no asegurada.
Nuestro Consultorio debe cumplir con los términos de este Aviso mientras esté vigente. Este Aviso permanecerá vigente hasta que nuestro Consultorio lo reemplace. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento, siempre que los cambios cumplan con la ley aplicable. Si nuestro Consultorio cambia los términos de este Aviso, los nuevos términos se aplicarán a toda la PHI que conservamos, incluida la PHI que se creó o recibió antes de que se realizaran dichos cambios. Si nuestro Consultorio cambia este Aviso, publicaremos el nuevo Aviso en nuestro sitio web y proporcionaremos copias previa solicitud.
Usos y divulgación de la PHI que no requieren autorización
Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en que nuestro Consultorio puede usar y divulgar su PHI sin su autorización. No se enumerarán todos los usos y divulgaciones dentro de una categoría. Su PHI puede almacenarse en formato impreso, electrónico o de otros tipos y puede divulgarse electrónicamente o por otros métodos.
Tratamiento. Nuestro Consultorio puede usar y divulgar su PHI para fines de tratamiento. Por ejemplo, podemos divulgar la PHI a otro proveedor de atención médica al que lo derivemos. También podemos divulgar PHI sobre usted a personas, lugares y entidades que no sean nuestros cuidadores y que puedan estar involucrados en su atención médica. Por ejemplo, podríamos brindarle acceso a su información médica a otro médico tratante para que pueda asistir a su médico en el tratamiento.
Pago. Nuestro Consultorio puede usar y divulgar su PHI para obtener el reembolso por el tratamiento y los servicios que usted recibe de nosotros o de otra entidad involucrada en su atención. Las actividades de pago incluyen facturación, cobros y gestión de reclamos. Estas actividades también incluyen determinaciones de elegibilidad y cobertura para obtener el pago de usted, una compañía de seguros u otro tercero. Por ejemplo, nuestro Consultorio puede enviar reclamos a su proveedor de seguro médico que contengan cierta PHI.
Operaciones de atención médica. Nuestro Consultorio puede usar y divulgar su PHI para fines de operaciones de atención médica. Las operaciones de atención médica incluyen hacer evaluaciones de la calidad y actividades de mejoramiento, organizar servicios legales, realizar programas de capacitación, revisar la competencia y las cualificaciones de los profesionales de la salud, hacer gestiones para conceder licencias, y enviarle información sobre nuestros productos y servicios relacionados con la salud, las posibles opciones de tratamiento o alternativas que pueden interesarle, o recordatorios de citas. Podemos realizar divulgaciones inherentes de PHI limitada, por ejemplo, al enviarle por correo estados de cuenta con su nombre en el sobre.
Socios comerciales. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI a terceros que prestan servicios a nuestro Consultorio o en nombre de nuestro Consultorio, conocidos como Socios comerciales. Nuestro Consultorio exige que nuestros Socios comerciales establezcan un acuerdo para salvaguardar su PHI y proteger su privacidad según lo exige la ley.
Intercambios electrónicos de datos. De conformidad con la ley aplicable y con su consentimiento, podemos enviarle mensajes de texto, correos electrónicos u otras comunicaciones electrónicas para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica y otros fines permitidos. Nuestro Consultorio puede participar en uno o más Intercambios de información de salud (HIE, por sus siglas en inglés) y compartir electrónicamente su PHI para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica y otros fines permitidos con otros participantes en el HIE. Los HIE permiten a sus proveedores de atención médica acceder y usar su PHI de forma eficiente según sea necesario para el tratamiento y otros fines legales.
Personas involucradas en su atención o en el pago de su atención/representantes personales. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI a sus familiares o amigos, o a cualquier otra persona identificada por usted cuando participen en su atención o en el pago de esta. Además, si una persona está autorizada por ley a tomar decisiones de atención médica en nombre de usted, podemos divulgar información sobre usted ha dicho representante del paciente y tratar a ese representante del paciente de la misma manera que lo haríamos con usted con respecto a su PHI. También podemos divulgar su PHI a una entidad pública o privada autorizada por la ley para ayudar en los esfuerzos de socorro en casos de desastre para notificar, o ayudar a notificar, a un familiar o representante personal sobre su ubicación, condición general o muerte.
Según lo exija la ley. Nuestro Consultorio puede usar o divulgar su PHI cuando así lo exija la ley. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI al Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos si este solicita dicha información para determinar que cumplimos con la ley federal de privacidad.
Actividades de salud pública. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI a las autoridades de salud pública u otras autoridades gubernamentales para fines de salud pública, que incluye prevención y control de enfermedades, denuncia de abuso o negligencia infantil y notificar a la Administración de Alimentos y Medicamentos sobre la calidad, seguridad y eficacia de un producto o actividad regulados. En determinadas circunstancias, nuestro Consultorio puede divulgar la PHI a personas que hayan estado expuestas a alguna enfermedad contagiosa o que puedan estar en riesgo de contraer o propagar alguna enfermedad o afección, según sea necesario, para llevar a cabo una intervención o investigación de salud pública.
Actividades de supervisión sanitaria. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas, como auditorías, investigaciones, inspecciones, otorgamiento de licencias y medidas disciplinarias.
Abuso, negligencia o violencia doméstica. Si nuestro Consultorio considera razonablemente que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica, podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental, por ejemplo, a una agencia de protección de servicios sociales, autorizada por la ley para recibir denuncias de abuso, negligencia o violencia doméstica.
Procedimientos judiciales y administrativos. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI en respuesta a una orden de un tribunal o una agencia administrativa. También podemos divulgar su PHI en respuesta a una citación, solicitud de exhibición de pruebas u otros procesos legales iniciados por otra persona involucrada en la controversia, pero solo si se ha hecho lo posible por informarle sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada.
Cumplimiento de la ley. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI para fines de cumplimiento de la ley según lo permita la HIPAA.
Forenses, médicos forenses y directores de funerarias. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI a forenses, médicos forenses y/o directores de funerarias para fines como identificación, determinación de la causa de muerte y cumplimiento de las obligaciones relacionadas con personas fallecidas.
Investigaciones. Nuestro Consultorio puede usar o divulgar su PHI para investigación cuando lo permita la ley, incluso cuando una junta de revisión institucional o junta de privacidad haya revisado la propuesta de investigación y establecido un proceso para garantizar la privacidad de la información solicitada y haya aprobado la investigación.
Riesgos graves para la salud o la seguridad. Nuestro Consultorio puede usar o divulgar la PHI, cuando lo permita la ley aplicable, para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público.
Indemnización por accidente laboral. Nuestro Consultorio puede divulgar su PHI en la medida en que lo autoricen las leyes y sea necesario para cumplir con las leyes relacionadas con la indemnización por accidente laboral u otros programas similares establecidos por la ley.
Funciones gubernamentales especializadas. Nuestro Consultorio puede usar y divulgar la PHI para funciones gubernamentales especializadas, que incluyen actividades militares y de veteranos, actividades de seguridad nacional e inteligencia, y para instituciones correccionales.
Donación de órganos. Nuestro Consultorio puede usar y divulgar su PHI a entidades que participan en la obtención, almacenamiento en bancos y trasplante de órganos, ojos y tejidos para ayudar con una donación o trasplante.
Datos limitados y datos anonimizados. Nuestro Consultorio puede eliminar la mayor parte de la información que le identifica de un conjunto de datos, y usar y divulgar este conjunto de datos para fines de investigación, salud pública y operaciones de atención médica, siempre que los destinatarios del conjunto de datos acepten mantener su confidencialidad. También podemos anonimizar su PHI, y usar y divulgar la información anonimizada para fines permitidos por la ley.
Uso y divulgación de la PHI de conformidad con una autorización
En cualquier otra situación no descrita en este Aviso, nuestro Consultorio solicitará su autorización por escrito antes de usar o divulgar información sobre usted, de conformidad con la ley aplicable. La mayoría de los usos y divulgaciones de la PHI para fines de comercialización y las divulgaciones que constituyen una venta de la PHI se realizarán únicamente con su autorización por escrito. No usaremos ni divulgaremos notas de psicoterapia (notas privadas de un profesional médico en salud mental separadas de un expediente médico) sin su autorización por escrito. Usted puede revocar una autorización por escrito en cualquier momento. Una vez recibida la revocación por escrito, dejaremos de usar o divulgar su PHI para los fines previamente autorizados, excepto en la medida en que ya hayamos procedido basándonos en la autorización.
Registros de trastornos por consumo de sustancias (SUD), según el título 42 del CFR Parte 2
El Consultorio no es un proveedor de la Parte 2, sin embargo, podemos recibir y mantener registros de la Parte 2. Un “proveedor de la Parte 2” se refiere a un proveedor de tratamiento para trastornos por abuso de sustancias sujeto a las regulaciones federales de privacidad descritas en el título 42 del Código de Reglamentos Federales (CFR, por sus siglas en inglés), parte 2. Si recibimos registros de un programa de trastornos por abuso de sustancias con asistencia federal que están protegidos por el título 42 del CFR, Parte 2, esos registros tienen una protección de confidencialidad especial. No usaremos ni divulgaremos esos registros sin su consentimiento por escrito, salvo en los casos permitidos por la ley. Una vez que nos autorice a compartir estos registros, es posible que ya no estén protegidos por la Parte 2, pero seguirán estando protegidos por la HIPAA. Si tiene preguntas sobre estas protecciones, comuníquese con nuestro oficial de privacidad como se indica a continuación.
Sus derechos con respecto a su PHI
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la PHI que mantiene nuestro Consultorio. Si usted le ha otorgado a otra persona un poder notarial médico, si otra persona es designada como su tutor legal o si otra persona está autorizada por la ley para tomar decisiones de atención médica por usted (como su padre o madre con la custodia) (conocido como “representante personal”), esa persona puede ejercer por usted cualquiera de los derechos que se indican a continuación.
Comunicaciones confidenciales. Usted tiene derecho a recibir comunicaciones confidenciales de su PHI. Puede solicitar que nuestro Consultorio se comunique con usted a través de medios alternativos o en un lugar alternativo, y nuestro Consultorio atenderá sus solicitudes razonables. Debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Consultorio. Si no podemos comunicarnos con usted a través de los medios o en los lugares que ha solicitado, podemos comunicarnos con usted usando la información que tenemos.
Restricciones. Usted tiene derecho a solicitar restricciones en ciertos usos y divulgaciones de la PHI para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Asimismo, tiene derecho a solicitar que nuestro Consultorio restrinja la divulgación de su PHI solo a ciertas personas involucradas en su atención o en el pago de esta. Debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Consultorio. Nuestro Consultorio no está obligado a cumplir con su solicitud, salvo que se nos exija aceptarla si su solicitud es para restringir las divulgaciones a un plan de salud con el fin de llevar a cabo el pago o las operaciones de atención médica, y la información se refiera únicamente a un artículo o servicio de atención médica que el cual usted, o una persona en su nombre (que no sea el plan de salud), nos haya pagado de su bolsillo en su totalidad. Si nuestro Consultorio acepta cumplir con su solicitud, estaremos obligados por dicho acuerdo, excepto cuando la ley exija lo contrario o en caso de emergencia.
Accesibilidad. Usted tiene derecho a revisar y obtener copias de su PHI que conservamos y a indicarnos que enviemos su PHI almacenada en un registro electrónico a otra persona designada por usted, con excepciones limitadas. Este derecho se aplica a la PHI usada para tomar decisiones sobre usted o el pago de su atención, sujeto a excepciones limitadas previstas por la ley. Debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Consultorio usando la información proporcionada al final de este Aviso. En la mayoría de los casos, le proporcionaremos acceso a usted, o a la persona que designe para obtener acceso, en un plazo de 30 días posteriores a su solicitud o, si corresponde, en un período más breve exigido por la ley. Nuestro Consultorio puede denegar su solicitud de revisar y/o de obtener una copia de su PHI en determinadas circunstancias limitadas, por ejemplo, si llegamos a la conclusión razonable de que sería perjudicial para usted. Si denegamos su solicitud, le informaremos el motivo de la denegación y, en la mayoría de los casos, puede solicitar una revisión de la denegación. Si solicita la PHI que conservamos en formato impreso, podemos proporcionarle fotocopias. Si solicita la PHI que conservamos en formato electrónico, tiene derecho a una copia electrónica. Usaremos la forma y el formato que solicite si puede elaborarse fácilmente. Podemos imponer una tarifa razonable basada en los costos de fotocopias, envíos, mano de obra y suministros relacionados con su solicitud.
Modificación. Usted tiene derecho a solicitar que nuestro Consultorio modifique su PHI si considera que es incorrecta o está incompleta, y puede solicitar una modificación mientras nuestro Consultorio conserve la información. Debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Consultorio usando la información proporcionada al final de este Aviso y dar un motivo que sustente la modificación solicitada. En determinadas circunstancias, nuestro Consultorio puede denegar su solicitud mediante una notificación de denegación por escrito. Si nuestro Consultorio rechaza su solicitud, usted podrá presentar una declaración de inconformidad para que se incluya en su expediente.
Informe de las divulgaciones. Usted tiene derecho a recibir un informe de determinadas divulgaciones que nuestro Consultorio haya realizado de su PHI en los últimos 6 años. Este derecho no incluye divulgaciones hechas de conformidad con una autorización suya ni divulgaciones con propósitos de tratamiento, de pago o para nuestras operaciones de atención médica. Debe presentar su solicitud por escrito a nuestra oficina utilizando la información proporcionada al final de este Aviso, y debe especificar el período de tiempo involucrado (sin embargo, solo se requiere un informe de los 6 años anteriores). La primera rendición de cuentas en un periodo de 12 meses será gratuita. No obstante, nuestro Consultorio puede cobrarle una tarifa razonable basada en los costos que conlleve la tramitación de cualquier solicitud adicional realizada dentro del mismo periodo de 12 meses. Nuestro Consultorio le informará de dichos costos con antelación para que pueda retirar o modificar su solicitud para ahorrar costos.
Copia impresa de este Aviso. Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de este Aviso de nuestro Consultorio en cualquier momento previa solicitud, incluso si aceptó recibir este Aviso de forma electrónica. Para obtener una copia impresa de este Aviso, envíe un correo electrónico a complianceGIA@gialliance.com o solicite una copia en una de nuestras oficinas.
Quejas
Puede presentar una queja ante nuestro Consultorio y/o ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos (“la Secretaría”) si cree que se han violado sus derechos de privacidad. Puede presentar sus quejas ante nuestro Consultorio comunicándose con el oficial de privacidad de nuestro Consultorio en complianceGIA@gialliance.com o llamando a nuestro oficial de privacidad al 1-877-373-1630.
Nuestro Consultorio no tomará represalias contra usted si presenta una queja ante nuestro funcionario de privacidad o la Secretaría. Puede presentar una queja ante la Secretaría comunicándose con:
U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights
200 Independence Avenue, S.W.
Washington, D.C. 20201
Teléfono: 1-877-696-6775, o
www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/
Información de contacto Para obtener más información sobre sus derechos de privacidad, comuníquese con nuestro oficial de privacidad en complianceGIA@gialliance.com o al 1-877-373-1630.
